为促进我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《中共河南省委高校工委河南省教育厅公文处理办法（试行）》，结合学校工作实际，现就加强和改进公文处理工作提出以下意见：

一、公文处理的基本规则

校内公文处理包括公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应遵循如下基本规则：

（一）坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

（二）严格执行保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

（三）党委办公室、院长办公室是学校公文处理的管理机构。处级单位要指定兼职文秘人员，负责本单位日常公文处理工作。

二、我校公文的常见种类

学校公务活动中常用公文的主要种类有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大活动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于宣布学校重要事项。

（三）通告

适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。

（四）通知

适用于发布规章制度；转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要周知或执行的事项；任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、关于发文格式

公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、主办单位、督办单位、抄送（抄报）部门、印发部门和印发日期等部分组成。如果为需要保密或紧急的文件，还应注明秘密等级和保密期限、紧急程度。

（一）发文机关标识

由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，不加“文件”二字的要用括号标出文种类型；发文机关标识位于文头的正中央，一般为套红印刷大字。以学校党委名义发文使用“中共信阳师范学院委员会文件”文头，以学校行政名义发文使用“信阳师范学院文件”文头，以校党委办公室名义发文使用“中共信阳师范学院委员会办公室文件”，以院长办公室名义发文使用“信阳师范学院院长办公室文件”文头。

（二）发文字号

由发文机关代字、发文年号及当年发文顺序号组成。发文年号一律用公元纪年全称，括于六角括号“〔〕”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前。发文序号不编虚号（即1不编001号），不加“第”字。上行公文发文字号居左，与右边签发人位置对应；下行公文发文字号标注位置一般应在文件名称正下方。

几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。

（三）签发人

上行公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。

（四）标题

标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除规章名称等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。转发文件时，如被转发文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。

（五）主送机关

指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称。主送机关应写在标题之下，正文之上，居左顶格。

（六）正文

正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送机关下方。

（七）附件

公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。

（八）成文日期

除会议决议以通过的日期为准外，一般以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文成文日期一般用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（九）印章

除会议纪要外，公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文2毫米至一行字之间，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

如遇公文正文恰好满页，成文日期须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不再采取注识“（此页无正文）”的方法解决。

（十）附注

公文如有附注，应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十一）主题词

公文一般应标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十二）主办机关

公文的主办单位指起草单位或主要办理单位，应使用全称或规范化简称。此部分可以根据工作需要使用。

（十三）督办机关

公文的督办单位指督促起草单位、主办单位、主送单位和抄送单位按照公文内容认真办理的部门，应使用全称或规范化简称。此部分可以根据工作需要使用。

（十四）抄送（抄报）机关

公文的抄送（抄报）机关指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称。

（十五）秘密公文

应标明秘密等级，秘密等级分绝密、机密、秘密三种，标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。涉密公文不可在连接互联网的终端设备上处理和储存。

（十六）紧急公文

应标明紧急程度。紧急程度是对文件处理的时限要求，党委系统公文分特急、加急两种，行政系统公文分特急、急件两种，标注位置在文件首页右上角。

四、关于公文草拟应注意的事项

公文草拟是公文处理的基础环节，在文字和内容上必须坚持“高标准、严要求”，力求做到观点明确，内容客观，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅凝练。草拟公文时要注意以下事项：

（一）草拟公文要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。

（二）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。

（三）公文中的数字，除部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（四）校内党政公文的排版一律按照国家规定的标准，采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）纸张；版心尺寸为长225毫米、宽156毫米（不含页码）；每页排22行，每行26个字。公文的文字应横排，并从左至右书写。一般情况下，我校文件主标题用宋体二号，可分一行或多行居中排布；副标题和时间用17磅楷体。正文用17磅仿宋字体，正文中一级标题用17磅黑体，二级标题用17磅楷体，都不加粗。文件主标题与红色界线之间空2行，标题与主送机关或正文之间空一行。标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”；层次较少的公文也可采用第一层为“一、”、第二层为“1.”、第三层为“（1）”。

（六）应使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）附件说明与正文字体一致，位于正文和发文单位署名之间，与正文空开一行，“附件：”前空两格，后接附件名称，附件名称不加标点。

五、校内行文相关要求

校内公文要严格按照本意见的要求，规范行文关系和程序。

（一）校内各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。学校党委、行政可以对内、对外行文；除校党委办公室和院长办公室外，校内各单位一般不直接对外正式行文；确因工作需要，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；校内职能部门以外的其他单位因工作需要对校外行文，应按业务范围及有关规定并通过机关职能部门履行行文手续。

（二）各职能部门需要以学校名义发文，由主办单位拟稿、填写拟稿签，经单位负责人审核签字、加盖公章后，按照隶属关系，分别报送校党委办公室或院长办公室复审。凡公文内容涉及到两个以上单位的职责时，主办单位应主动与有关单位协商，所有涉及的单位负责人签字同意、加盖公章后，再报送校党委办公室或院长办公室。校党委办公室或院长办公室对文件进行复审后，呈送校领导签发。将公文呈送校领导签发之前，校党委办公室、院长办公室要认真做好审核工作，审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。

（三）以“中共信阳师范学院委员会”名义发文，上行文须经党委书记或党委书记授权的副书记签发；下行文或平行文须经党委书记或主管副书记签发。以“信阳师范学院”名义发文，上行文须经校长或校长授权的副校长签发；下行文或平行文须经校长或主管副校长签发。文稿经签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印发。领导签发后的文件，不得再作改动，若确需改动的，须经原签发领导同意。领导审核、审批公文应表示出同意、不同意或者其他具体意见，圈阅应视为同意。公文签发后，由校党委办公室、院长办公室统一编号，安排缮印、存档。主办单位负责文件校对、装订、分发、报送。

为节约行文成本，提高行文质量和效率，在办公自动化系统正式投入运行后（从2014年10月1日起），除特殊情况需要和涉密公文之外，校内行文将逐渐取消纸质介质，通过办公自动化系统运行，进一步提升行文信息化水平。

六、关于公文的管理

公文由各级党、政办公室（党委办公室、党总支办公室、直属支部办公室和院长办公室、各单位行政办公室）专兼职文秘人员或机要员统一管理。校外来文，根据其隶属和归口关系，由校党委办公室、院长办公室或其他党、政部门办公室负责收进和传阅。学校机要员要严格按照上级相关规定，认真做好上级党委、政府公文的签收、登记、上签、传阅、存档、清退等环节的工作。

公文办结后，应根据公文归档的有关规定，及时将公文分类存档，并按照年度将存档公文整理立卷。非机要文件，在复印存档的同时，应每年集中移交院长办公室综合档案室统一管理。